Datenschutzerklärung

1. Wer für die Verarbeitung verantwortlich ist

Niklas Ohlwein
gerngefunden · Geschäftliche Bezeichnung
c/o IP-Management #11952
Ludwig-Erhard-Straße 18
20459 Hamburg
E-Mail: kontakt@gerngefunden.de
Telefon: 040 46996884

Die folgenden Hinweise gelten für diese Website und die Kommunikation über die angebotenen Kontaktwege. Für die Verarbeitung im Rahmen eines späteren Kundenprojekts erhalten Sie bei Bedarf ergänzende Informationen.

2. Hosting, E-Mail und Empfänger

Ich nutze die Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, für den Betrieb der Website, des Kontaktpostfachs und der verschlüsselten Serversicherungen. Auch mein intern betriebenes CRM liegt auf dem Hetzner-Cloudserver. Hetzner verarbeitet dabei die für den jeweiligen Dienst erforderlichen Verbindungs-, Nachrichten- oder Sicherungsdaten als technischer Dienstleister. Der Cloudserver dieser Website steht in Falkenstein, Deutschland.

Für die eingesetzten Hetzner-Dienste beschreibt der Anbieter eine Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union: bei Cloudprodukten hängt der Ort vom gewählten Serverstandort ab, bei anderen Produkten erfolgt die Verarbeitung nach Anbieterangabe innerhalb der EU. Eine Speicherung dieser Website- und Formulardaten auf einem Hetzner-Server außerhalb der EU ist nicht eingerichtet. Informationen zu den Diensten und Unterauftragnehmern finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Hetzner.

Ich bearbeite Anfragen selbst. Die für Websitebetrieb und Anfragebearbeitung eingesetzten Dienstleister sind in diesen Hinweisen genannt. Werden für ein später vereinbartes Kundenprojekt zusätzliche Empfänger erforderlich, erhalten Sie die dafür nötigen ergänzenden Datenschutzinformationen. Gesetzlich erforderliche Auskünfte können an zuständige Behörden oder Gerichte gehen. Die Website lädt keine Dienste von Google oder KI-Anbietern im Browser. Formularangaben werden nicht automatisch an solche Anbieter weitergeleitet.

Die Verbindung zur Website und der Versand vom Formularserver an den Hetzner-Maildienst sind transportverschlüsselt. E-Mail ist dabei nicht durchgehend Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Senden Sie deshalb bitte keine Patienten-, Gesundheits- oder anderen besonders sensiblen Daten über diese Kontaktwege.

3. Websiteaufruf und Zugriffsprotokolle

Für die Auslieferung der Website verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse und die mit der Anfrage übertragenen technischen Angaben, insbesondere den angeforderten Inhalt, Zeitpunkt, Browserinformationen und Verbindungsdaten. Das ist erforderlich, damit Ihr Browser die Website empfangen kann.

In den Zugriffsprotokollen der öffentlichen Website werden unter anderem Zeitpunkt, angeforderter Pfad, Antwortstatus, Datenmenge und technische HTTP-/TLS-Metadaten gespeichert. Quell-IP-Adresse, Abfrageparameter, Browserkennung und Referrer werden aus diesen Protokollen entfernt. Die Protokolle unterstützen Fehleranalyse und Betriebssicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; mein berechtigtes Interesse ist eine zuverlässige Bereitstellung und der Schutz vor Angriffen.

Die Zugriffsprotokolle werden täglich rotiert. Aufbewahrt werden die laufende Datei und sieben Tagesarchive; ältere Archive werden bei der Rotation entfernt. Diese Regel umfasst den laufenden Tag zusätzlich zu den sieben Archiven und ist keine stundengenaue Sieben-Tage-Frist.

Für die zugangsgeschützte Websitevorschau gilt zusätzlich: Zur Abwehr wiederholter unberechtigter Anmeldeversuche wird die tatsächliche Quell-IP-Adresse protokolliert. Browserkennung, Abfrageparameter und Referrer werden auch dort entfernt. Es bestehen ebenfalls sieben Tagesarchive; zusätzlich werden Archive bei der täglichen Rotation nach der konfigurierten Altersgrenze von sieben Tagen entfernt. Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse sind der Schutz des eingeschränkten Zugangs nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese zusätzliche IP-Protokollierung betrifft die Vorschau, nicht die öffentliche Website.

Der Schutzdienst für die Vorschau verwendet außerdem IP-Adressen und Zeitpunkte fehlgeschlagener Anmeldeversuche für vorübergehende Sperren. Die konfigurierte Sperrdauer beträgt eine Stunde; die Sperrdatenbank hat einen Bereinigungszeitraum von 24 Stunden. Das sind getrennte Regeln, keine Zusage einer sofortigen Entfernung jeder Kopie. Die Protokolldatei des Schutzdienstes wird wöchentlich mit vier Archiven zuzüglich der laufenden Datei rotiert. Sie kann damit Sperrereignisse länger als die Sperrdauer enthalten.

4. Cookies, lokale Skripte und externe Links

Diese öffentliche Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Werbetracker. Schriften, Bilder und Skripte werden vom eigenen Website-Server geladen. Karten, Videos, Social-Media-Plugins und externe Captcha-Dienste sind nicht eingebettet.

Lokale Skripte unterstützen die Navigation, den Paketfinder und die Formularbedienung. Sie prüfen Formulareingaben und senden sie beim Absenden an meinen Server. Die Skripte speichern Ihre Angaben weder in Cookies noch in Local Storage oder Session Storage. Der normale technische Browsercache bleibt davon unberührt.

Links zu anderen Websites stellen beim bloßen Anzeigen dieser Seite keine Verbindung zum verlinkten Anbieter her. Wenn Sie einen solchen Link öffnen, gelten dort die Datenschutzhinweise des jeweiligen Betreibers.

5. Kontaktformulare, E-Mail und Sichtbarkeits-Check

Wenn Sie mir schreiben, verarbeite ich Ihre Kontaktangaben und den Inhalt der Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Beim Sichtbarkeits-Check und der Leistungsanfrage sind Firma beziehungsweise Website, Name und E-Mail-Adresse Pflichtangaben. Die Leistungsanfrage enthält zusätzlich Ihre Leistungsauswahl. Ein ergänzendes Anliegen ist freiwillig. Die Bestätigung des Datenschutzhinweises wird mit der Anfrage übermittelt; sie ist keine Einwilligung in Werbung oder einen Newsletter.

Die Angaben werden über meinen Server an kontakt@gerngefunden.de gesendet. Das Formularbackend legt den Nachrichtentext nicht in einer Datenbank ab. Für die Bearbeitung kann ich erforderliche Kontaktdaten, Gesprächsnotizen und nächste Schritte manuell in mein intern betriebenes CRM übernehmen. Eine automatische CRM- oder KI-Weiterleitung aus dem Formular findet nicht statt.

Wenn Sie selbst eine mögliche Beauftragung anfragen, erfolgt die Verarbeitung zur Vorbereitung des Vertrags auf Ihre Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sonstige Kommunikation und Anfragen, die Sie als Ansprechperson eines Unternehmens stellen, verarbeite ich nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist die sachliche Beantwortung und Organisation der geschäftlichen Kommunikation. Für gesetzlich erforderliche Aufbewahrung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für einen von Ihnen angefragten Sichtbarkeits-Check prüfe ich außerdem öffentlich zugängliche Angaben des genannten Betriebs, etwa auf dessen Website und Google-Unternehmensprofil. Soweit dabei personenbezogene Geschäftsangaben wie Name, Funktion oder geschäftliche Kontaktdaten einer Ansprechperson verarbeitet werden, geschieht dies zur Erstellung und Beantwortung des angefragten Checks auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist die nachvollziehbare Einschätzung der angefragten öffentlichen Unternehmenspräsenz. Die Quellen sind die jeweils geprüften öffentlichen Internetseiten und Unternehmensprofile. Die Ergebnisse werden als Teil der Anfrage nach den unten genannten Regeln gespeichert.

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, die Kontaktformulare zu nutzen oder mir diese Daten mitzuteilen. Ohne die erforderlichen Pflichtangaben kann das Formular die Anfrage nicht übermitteln; ohne eine Kontaktadresse kann ich Ihnen nicht antworten. Alternativ können Sie mich per E-Mail oder telefonisch erreichen. Ich verwende Ihre Anfrage nicht für einen automatischen Newsletterversand.

6. Schutz vor missbräuchlichen Formularanfragen

Das Formular prüft technische Angaben wie die Herkunft der Anfrage, die Ausfüllzeit und ein für Menschen nicht vorgesehenes Formularfeld. Um wiederholte Versandversuche zu begrenzen, verarbeitet das Backend außerdem die IP-Adresse. Gespeichert werden daraus mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennungen und Zeitstempel, keine Klartext-IP-Adressen. Diese Kennungen sind pseudonymisierte Daten, keine anonymen Daten.

Die Kennungen werden für ein einstündiges Prüfzeitfenster verwendet. Abgelaufene Einträge werden beim nächsten Anfrageversuch, bei dem die Versandbegrenzung geprüft wird, entfernt. Wenn keine solche Anfrage folgt, können Einträge entsprechend länger gespeichert bleiben. Es gibt deshalb keine automatische Löschung nach exakt einer Stunde.

Für Betriebsprüfungen werden außerdem Tageszähler ohne Kontaktangaben geführt. Tageswerte, die älter als 400 Tage sind, werden beim nächsten Zählvorgang entfernt. Formularprotokolle enthalten eine Prüfkennung, den Antwortstatus und bei Versandfehlern die Fehlerklasse; Nachrichteninhalte und SMTP-Antworttexte werden dort nicht protokolliert. Diese Protokolle werden im Systemjournal geführt. Ältere Journaldateien werden über dessen Speicher- und Dateirotation entfernt; eine feste zeitliche Höchstfrist ist dort derzeit nicht eingerichtet. Die oben beschriebene Tagesrotation der Website-Zugriffsprotokolle gilt hierfür nicht.

Rechtsgrundlage für den Formularschutz ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist, Spam, automatisierten Missbrauch und Störungen des Mailversands zu begrenzen. Es findet keine automatisierte Entscheidung über einen Vertragsabschluss oder eine Entscheidung mit vergleichbarer erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO statt.

7. Briefpost an die Geschäftsanschrift

Wenn Sie an meine oben genannte c/o-Anschrift schreiben, nimmt der von mir beauftragte Adress- und Postdienst IP-Management Ihre Post entgegen. Ich lasse die Briefe scannen und die Scans in meinem Webportal bereitstellen. Anschließend werden mir die Originale per Post weitergeleitet. Dabei werden Absenderangaben, Zustellinformationen und der Inhalt der Briefe verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der Erreichbarkeit unter der Geschäftsanschrift und der Bearbeitung Ihrer Nachricht. Für Ihre eigene vorvertragliche Anfrage gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für sonstige Geschäftskommunikation Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an verlässlicher Postannahme und Kommunikation. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für die Bearbeitung und Aufbewahrung Ihrer Briefnachricht und der von mir übernommenen Scans gelten die Fristen und Ausnahmen in Abschnitt 8.

Nach vollständiger, lesbarer Übernahme des Scans und Klärung etwaiger Übertragungsfehler lösche ich reine Übermittlungskopien im Webportal selbst. Für die an mich weitergeleiteten Originale prüfe ich, ob sie für die Bearbeitung, als Beweismittel oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht benötigt werden. Nicht mehr benötigte Originale vernichte ich datenschutzgerecht. Eine Aufbewahrungspflicht für den Inhalt einer Nachricht begründet nicht automatisch die Aufbewahrung jeder zusätzlichen Kopie.

8. Löschung und gesetzliche Aufbewahrung

Ich speichere personenbezogene Daten nur, solange sie für die beschriebenen Zwecke benötigt werden oder ein konkreter gesetzlicher Aufbewahrungsgrund besteht. Angaben, die für die Bearbeitung und mögliche Rückfragen nicht mehr benötigt werden, lösche ich früher. Für Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, gilt spätestens 180 Tage nach der abschließenden Bearbeitung die Löschung aus den aktiv genutzten Beständen. Diese 180 Tage sind meine festgelegte Obergrenze, keine gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist.

Die Regel erfasst das Kontaktpostfach, Gesendet-Ordner, Papierkorb, zugehörige CRM-Einträge und von mir gespeicherte Briefnachrichten oder Scans. Die Kontrolle erfolgt monatlich; dabei veranlasse ich die Löschung rechtzeitig vor Ablauf der Frist. Ein berechtigtes früheres Löschverlangen wird unabhängig davon bearbeitet. Ausgenommen sind einzelne Unterlagen, die ich aufgrund einer tatsächlich bestehenden gesetzlichen Pflicht oder zur Klärung konkreter Rechtsansprüche länger aufbewahren muss; hierfür gelten die folgenden Kriterien.

Entsteht ein Auftrag, übernehme ich nur die für dessen Bearbeitung erforderlichen Angaben in die Vertragsunterlagen. Für eigene und erhaltene Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren nach § 14b UStG. Soweit weitere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und gegebenenfalls aufzubewahrende Bücher und Abschlüsse zehn Jahre aufbewahrt. Maßgeblich sind § 147 AO und, soweit anwendbar, § 257 HGB. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres; gesetzlich erforderliche Verlängerungen, insbesondere für noch relevante steuerliche Verfahren, bleiben vorbehalten. Daraus folgt keine allgemeine sechsjährige Speicherung jeder erfolglosen Anfrage.

Soweit einzelne Angaben zur Klärung konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind, richtet sich ihre weitere Speicherung nach dem jeweiligen Anspruch und den einschlägigen Verjährungsfristen. Gesetzlich oder für konkrete Rechtsansprüche erforderliche Unterlagen werden zweckgebunden getrennt aufbewahrt. Nach Wegfall des Aufbewahrungsgrundes werden sie gelöscht; eine weitere Nutzung der übrigen Anfrage ist damit nicht verbunden.

9. Verschlüsselte Sicherungen

Zur Wiederherstellung nach technischen Fehlern sichere ich erforderliche Server- und Anwendungsdaten verschlüsselt auf einer Hetzner Storage Box. Dazu gehören Zustandsdaten des Formulardienstes und CRM-Daten; das Kontaktpostfach ist nicht Bestandteil dieser Serversicherung. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist, den Betrieb und erforderliche Daten nach einem Ausfall wiederherstellen zu können.

Der tägliche Sicherungsjob behält sieben tägliche und vier wöchentliche Wiederherstellungspunkte, getrennt nach Server und gesichertem Pfadumfang. Zusätzlich bestehen ältere Migrations- und Wiederherstellungsstände, die von dieser fortlaufenden Rotation nicht erfasst werden. Für diese gesonderten Stände richtet sich die Aufbewahrung danach, ob der abgesicherte Übergang abgeschlossen ist und ein geeigneter geprüfter Wiederherstellungsstand als Ersatz vorliegt. Ich prüfe diesen Bedarf monatlich und veranlasse nach Wegfall des konkreten Wiederherstellungszwecks die Entfernung. Diese Auswahlregeln ergeben keine einheitliche maximale Speicherdauer für jede Datenkopie; ältere Sicherungen können bereits aus den aktiven Beständen gelöschte Angaben enthalten.

Sicherungskopien dienen nicht der laufenden Kontaktbearbeitung. Vor einer erneuten aktiven Nutzung wiederhergestellter Daten gleiche ich bereits erfolgte Löschungen und Einschränkungen anhand eines getrennt aufbewahrten privaten Protokolls ab. Betroffene Daten werden erst nach diesem Abgleich wieder für die Bearbeitung verwendet. Das Protokoll enthält nur die für den Abgleich erforderlichen Kennungen und Angaben zu den betroffenen Beständen; es wird entfernt, sobald erhaltene Sicherungen die betreffenden Daten nicht mehr zurückbringen können.

10. Ihre Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie verlangen (Art. 15 DSGVO), Angaben berichtigen lassen (Art. 16), die Löschung verlangen (Art. 17) oder die Verarbeitung einschränken lassen (Art. 18). Für automatisiert verarbeitete Daten, die Sie auf Grundlage eines Vertrags oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, besteht das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Falls Sie für eine gesonderte Verarbeitung eine Einwilligung erteilen, können Sie diese für die Zukunft widerrufen. Die Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt davon unberührt. Die hier beschriebenen Website- und Anfrageverarbeitungen beruhen grundsätzlich auf den jeweils genannten anderen Rechtsgrundlagen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an kontakt@gerngefunden.de oder die oben genannte Postanschrift wenden.

Ich bearbeite Ihr Anliegen unverzüglich und informiere Sie grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang über die ergriffenen Maßnahmen. Ist wegen der Komplexität oder Anzahl der Anträge eine Verlängerung erforderlich, kann diese Frist um höchstens zwei weitere Monate verlängert werden. Über eine solche Verlängerung und ihre Gründe informiere ich Sie innerhalb des ersten Monats. Es gelten die Voraussetzungen des Art. 12 Abs. 3 DSGVO.

11. Widerspruch bei berechtigten Interessen

Wenn eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Ich beende dann die betreffende Verarbeitung, sofern ich keine überwiegenden zwingenden Schutzgründe nachweisen kann und die Daten nicht für Rechtsansprüche benötigt werden. Der Widerspruch kann über die oben genannten Kontaktwege erfolgen.

12. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie einen Datenschutzverstoß vermuten, können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für gerngefunden ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI) zuständig. Die Behörde stellt einen Kontaktweg für Beschwerden und Hinweise bereit.